Департамент труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Вопрос: ПФР заставляют подписать СОГЛАШЕНИЕ о сотрудничестве и взаимодействии в вопросах представления документов, необходимых для назначения пенсий. Может ли организация отказаться от подписания данного соглашения или закон обязывает его подписать?

Сообщаю Вам следующее:

Заключение соглашения об информационном взаимодействии с ПФР РФ  — право работодателя. Если работодатель  проигнорирует предложение ПФР, никакие санкции ему не грозят.

Территориальные органы ПФР приглашают к взаимному сотрудничеству всех страхователей. Если работодатель готов сотрудничать, с ним заключается соглашение о добровольном сотрудничестве в части представления документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи на работников этой организации.

Соглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному — упрощение взаимоотношений Фонда и работника. Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, однако у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность — формирование и передача данных. При этом сотрудников, приближающихся к пенсионному возрасту, организации часто вынуждены отпускать в рабочее время для сбора и подачи документов для назначения пенсии. Если эти документы в электронном виде представит сам работодатель, в таких отлучках работника не будет необходимости. Кроме того, заключение соглашения о представлении документов для назначения пенсии положительно скажется на имидже организации, выгодно подчеркнет ее социальную ответственность.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Многие бухгалтеры сообщают о получении писем из ПФР, в которых чиновники предлагают подписать с Фондом некое соглашение.

За и против соглашения

Для ответа стоит выяснить, обязательно ли заключать подобное соглашение с Фондом. Если необязательно, то и ответственность компании не грозит.

ПФР предлагает соглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР? Это временные затраты сотрудника — нелогично, пока он будет сидеть в очереди в Фонде, работать он все равно не сможет, не проще ли тогда сразу выполнить его просьбу о получении медуслуги?

Но вернемся к соглашению, которое предлагает подписать Пенсионный фонд. Текст документа говорит о том, что основной задачей взаимодействия является представление работодателем документов, подтверждающих стаж работников, которые помогут своевременно и правильно назначить пенсию. Но в этом случае сразу стоит отметить очень важный момент. Приказом Минтруда России от 19 января 2016 года N 14н «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению» установлено, что основанием для назначения пенсии является личное обращение гражданина в ПФР с заявлением и необходимыми документами, в том числе через работодателя, по почте, через многофункциональный центр или в форме электронного документа.

Примечание: вышеуказанный Приказ Минтруда России от 19 января 2016 года N 14н утратил силу в связи с изданием Приказа Минтруда России от 04.02.2019 N 54н. В настоящее время Постановлением Правления ПФР от 23.01.2019 N 16п утвержден новый Административный регламент предоставления ПФР государственной услуги по установлению страховых пенсий, пункт 90 которого содержит аналогичные положения о том, что основанием для начала административной процедуры по оказанию государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению является личное обращение гражданина в территориальный орган ПФР с заявлением и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги, в том числе через работодателя, либо поступление заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в территориальный орган ПФР по почте, или в форме электронного документа.

То есть мы видим, что возможна подача документов на пенсию через компанию, но на это должно быть согласие самого работника. Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Фонда со страхователем по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам, указан в Информационном письме Пенсионного фонда РФ N АД-25-26/19130 и Федерации независимых профсоюзов РФ N 101-114/237 от 28 декабря 2016 года «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией независимых профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».

Риски сотрудников

Как мы уже говорили выше, передача информации может быть осуществлена только с согласия работника и это однозначно прописано в Информационном письме Фонда. При этом само согласие может быть дано только в письменном виде.

При наличии согласия компания обязана направить в ПФР списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 12 месяцев. Таким образом, если сотрудник изъявит желание подать документы в ПФР через работодателя, а последний в свою очередь не заключил соглашение, то ПФР может отказать компании в приеме документов.

Теперь становится понятно, что соглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному — упрощение взаимоотношений Фонда и работника.Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, а как это отразится на сотрудниках бухгалтерии? И вот здесь можно сделать вывод, что у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность — формирование и передача данных. И это еще не все — если будет допущена какая-то ошибка и в Фонд не попадет часть документов, то претензии стоит ждать уже от работников.

Обратите внимание: после подписания соглашения организация будет нести ответственность в порядке, предусмотренном статьей 28 Закона «О страховых пенсиях».

Оформление пенсии — это традиционно забота, а нередко и головная боль самого будущего пенсионера. Но определенные обязанности возникают в связи с этим и у работодателей.

Нина Викторовна, а должны ли работодатели подавать в ПФР списки будущих пенсионеров? Среди утвержденных форм персонифицированного учета и отчетности такого документа нет, однако некоторые организации такие списки в ПФР представляют.

— Н.В. Костромина: Действительно, за назначением пенсии граждане часто обращаются лично. Но одним из важнейших направлений деятельности ПФР, связанных с назначением пенсий гражданам, является создание условий, не требующих посещения будущими пенсионерами клиентских служб. В связи с этим ПФР уделяет большое внимание заблаговременной работе с застрахованными лицами предпенсионного возраста. В частности, формированию сведений об их пенсионных правах.

Для повышения эффективности заблаговременной работы ПФР приглашает страхователей к взаимному сотрудничеству. Оно предполагает представление документов для назначения пенсии в электронном виде на работников организации. Страхователи, заключившие соглашения о таком электронном документообороте, обязаны подавать в территориальный орган ПФР список работников, имеющих право на пенсионное обеспечение (в том числе на досрочное) в ближайшие 12 месяцев. Кроме того, не позднее чем за 6 месяцев до возникновения у работника права на назначение пенсии организации, заключившие такие соглашения, представляют в ПФР имеющиеся в их распоряжении документы, необходимые для назначения пенсии.

Конечно, такие сведения и документы представляются только в отношении работников, которые письменно выразили свое согласие на обработку и направление в территориальные органы ПФР своих персональных данных. Документы на потенциальных пенсионеров страхователи передают по защищенным каналам связи с использованием того же программного средства, что и для передачи отчетности в ПФР по страховым взносам.

— Нина Викторовна, а какие работодатели должны заключать с ПФР соглашения об электронном документообороте по представлению документов, необходимых для назначения пенсии? Это как-то зависит от численности работников?

— Н.В. Костромина: Территориальные органы ПФР приглашают к взаимному сотрудничеству всех страхователей, независимо от численности работников. Если работодатель готов сотрудничать, с ним заключается соглашение о добровольном сотрудничестве в части представления документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи на работников этой организации.

— Какие преимущества дает работодателю подписание соглашения о пенсионном документообороте?

— Н.В. Костромина: Сотрудников, приближающихся к пенсионному возрасту, организации часто вынуждены отпускать в рабочее время для сбора и подачи документов для назначения пенсии. Если эти документы в электронном виде представит сам работодатель, в таких отлучках работника не будет необходимости.

Кроме того, заключение соглашения о представлении документов для назначения пенсии положительно скажется на имидже организации, выгодно подчеркнет ее социальную ответственность.

— По Закону работодатель может подать в ПФР заявление о назначении пенсии работнику с его письменного согласия . Если от работника — будущего пенсионера поступила такая просьба, организация ведь вправе ему отказать?

— Н.В. Костромина: Действительно, в настоящее время пенсионным законодательством работодателю предоставлено право обращаться за установлением страховой пенсии по старости на работников с их письменного согласия.В рамках электронного взаимодействия с ПФР организации могут направить заявления и документы для назначения пенсии на своих сотрудников. В том числе и на тех, с которыми проведена заблаговременная работа. Документы и заявления о назначении пенсии и о доставке пенсии могут быть представлены не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста гражданином .

Организация, которая не заключала с ПФР дополнительное соглашение о представлении документов для назначения пенсии, вправе отказать работнику в подаче в ПФР его заявления о назначении пенсии.

— Нина Викторовна, а может ли работодатель все-таки выступить в роли посредника между сотрудником и ПФР, если соглашение о пенсионном электронном документообороте не заключено?

— Н.В. Костромина: Может. В этом случае уполномоченный сотрудник страхователя вправе представить в территориальный орган ПФР заявление и документы, необходимые для назначения пенсии, а также заявление о доставке пенсии на бумажном носителе.

В соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях») работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением страховой пенсии, выплатой и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия. Также работодатель может направить в электронном виде по защищенным каналам связи заявление и иные необходимые для назначения пенсии документы в ПФР. Эти сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью

Для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих право на страховую пенсию по старости, а также своевременного и правильного назначения пенсий территориальные органы ПФР заблаговременно проводят необходимую работу в отношении работающих граждан предпенсионного возраста, завершая ее не менее чем за месяц до возникновения у последних права на пенсию. В этих целях территориальные органы ПФР запрашивают от страхователей, застрахованных лиц и иных учреждений и организаций документы, необходимые для назначения пенсии, в частности о периодах работы и (или) иной деятельности застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ, о среднемесячном заработке застрахованного лица и т.д.

Принимая во внимание высокую социальную значимость данной работы, территориальные органы ПФР организуют информационное взаимодействие с работодателями (страхователями) в части представления ими в отношении работников документов и сведений, необходимых для назначения пенсии. В этих целях ПФР разработал Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации с работодателем (страхователем) по представлению документов (далее — Порядок).

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

 Кожина Снежана Римовна

Ответ актуален на 12.11.2019 г.

В целях организации и проведения заблаговременной работы в отношении лиц, приобретающих право на страховую пенсию в предстоящие периоды (за 9 — 12 месяцев до права), направленной на своевременное и правильное назначение пенсии, а также реализации права застрахованного лица на обращение за назначением страховой пенсии путем предоставления работодателем заявления и документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, страхователям необходимо заключить с территориальным органом ПФР по месту регистрации Дополнительное соглашение к Соглашению «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». Основной задачей организации взаимодействия территориального органа ПФР со страхователем в электронной форме является представление страхователем территориальному органу ПФР электронных образов подлинников документов о пенсионных правах застрахованных лиц, в том числе документов, подтверждающих стаж на соответствующих видах работ, для своевременного и правильного назначения пенсий, а также заявлений о назначении пенсии на основании положений Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.012016 № 14н. Взаимодействие территориального органа ПФР со страхователем в электронной форме осуществляется в соответствии с «Порядком организации электронного информационного взаимодействия по представлению документов, необходимых для назначения пенсий», являющимся приложением к Соглашению «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», заключенного между страхователем и территориальным органом ПФР.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ ПО ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЙ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ

09 января 2017

Электронное взаимодействие с Пенсионным фондом необходимо организовать для обмена юридически значимыми электронными документами. Какой алгоритм электронного документооборота с ПФР предусмотрен законодательно, рассмотрим далее.

Порядок организации электронного информационного взаимодействия с ПФР

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

Итоги

Все работодатели-страхователи обязаны предоставлять в ПФР различные документы и отчеты в установленные сроки. Делать это можно несколькими способами:

1. Самостоятельно предоставлять отчетность непосредственно проверяющему специалисту в отделении ПФР или же направлять документы почтой. Такая возможность есть лишь у компаний, среднесписочная численность которых не превышает 25 сотрудников.
2. Через специальные посреднические компании. Документы заверяются ЭЦП посредника.
3. Посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС), установив необходимые компоненты на свой компьютер.

Третий вариант получает все большее распространение, поскольку позволяет сэкономить массу времени и сил.

Порядок электронного взаимодействия с ПФР закреплен в распоряжении ПФР «О внедрении защищенного электронного документооборота…» от 11.10.2007 № 190р. Согласно данному документу страхователю следует:

1. Обратиться в удостоверяющий центр и заключить договор о приобретении средств криптозащиты и программного продукта для организации электронного документооборота (ЭДО).
2. Получить сертификаты и ключи и установить необходимые компоненты на свой компьютер.
3. Направить в отделение ПФР заявление о подключении к ЭДО.

Образец заявления см. в статье «Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности».

1. Подписать с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами (бланк см. в следующем разделе).
2. Сформировать в любой специальной программе, разработанной ПФ для подготовки персонифицированных сведений, или в используемом софте по учету зарплаты и стажа сотрудников необходимую форму отчета и выгрузить файл.
3. Пропустить полученные файлы через специальную «проверяющую» программу на наличие ошибок.
4. Если в результате тестирования будет выдано сообщение «Успех», следует заверить файлы электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и отправить их на проверку в ПФР.

Вышеуказанные программы можно бесплатно скачать на официальном сайте Пенсионного фонда по адресу http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers/.

ЭЦП — реквизит электронного документа, который используется для защиты файла от подделки. ЭЦП формируется посредством криптографического преобразования информации и позволяет установить лицо, подписавшее документ. ЭЦП бывают открытыми и закрытыми.    

В чем их отличие, узнайте из материала «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

В течение 22 дней после отправки файлов страхователь получает квитанцию о доставке отчета в территориальный орган ПФР, а в срок до 4 дней — протокол контроля файла. Если результат проверки положительный, то абоненту нужно подписать своей ЭЦП протокол проверки и направить его в ПФР. Если отрицательный, то исправить все указанные недочеты и направить файл снова.

Очень важно подписать соглашение об электронном взаимодействии с ПФР до наступления отчетного периода, поскольку без данного документа электронный документооборот невозможен. А направление отчетности на бумажном носителе при штате более 25 человек карается штрафом в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В случае непредставления отчетности или нарушения сроков ее передачи страхователю выставляются штрафные санкции в размере 5% от сумм страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, но не менее 1 000 руб. и не более 30% от страховых начислений за тот же период.

Форма документа закреплена в Приложении № 3 распоряжения ПФР № 190р. Соглашение содержит сведения о территориальном отделении ПФР и страхователе, которые заполняются собственноручно или с использованием компьютерной техники, а также права и обязанности сторон при обмене электронными документами, технические условия и порядок электронного взаимодействия.

Бланк документа можно скачать на нашем сайте:

Скачать форму соглашения

С января 2015 года изменился порядок обращения граждан, выходящих на пенсию, за назначением выплат. Теперь с письменного согласия работника данную процедуру может осуществить работодатель (п. 3 ст. 21 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Для этого не позднее 9 месяцев до выхода работника на пенсию плательщик страховых взносов формирует пакет документов, который включает в себя:

• трудовой договор;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• паспортные данные и иные документы, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии.

Бумаги сканируются в цветные изображения с расширением не менее 300 dpi и под реестр направляются в территориальное отделение по телекоммуникационным каналам связи за электронной подписью страхователя. Если на пенсию выходят несколько сотрудников, то на каждого оформляется отдельный пакет документов.

При получении файлов ответственный работник ПФ отправляет страхователю расписку о получении документов за своей ЭЦП. После окончания процедуры обработки и регистрации информации в единой базе работодателю направляется протокол принятия бумаг. Если каких-то документов не хватает, страхователь будет также извещен по ТКС. 

ВНИМАНИЕ!До отправки файлов с территориальным отделением ПФ РФ необходимо заключить дополнительное соглашение об электронном документообороте.

Пенсионерам останется лишь обратиться с заявлением и паспортом в ПФ за назначением пенсии.

Электронный обмен документами с ПФ подразумевает не только передачу отчетов, но и возможность отправки документов сотрудников, выходящих на пенсию. Для организации электронного взаимодействия с ПФ работодателю следует получить ключ ЭЦП в удостоверяющем центре и подписать с отделением ПФ соответствующее соглашение.

Передача документов по телекоммуникационным каналам связи позволяет оперативно обмениваться информацией с территориальным отделением, а также подчеркивает заботу работодателя о своих сотрудниках, что положительно отражается на имидже компании. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

С начала января 2015 года регулирование вопросов по пенсионному обеспечению абсолютного большинства наших граждан будет осуществляться в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ). Новое законодательство придет на смену действующему Федеральному закону от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». По новому пенсионному закону будет введена другая пенсионная формула и прочие важные нововведения. Более подробно эти изменения мы рассмотрим в данной статье.

Изменения в порядке обращения за пенсией

Мы привыкли самостоятельно обращаться с заявлениями об установлении пенсии в органы пенсионного обеспечения, чего собственно и требует от нас закон № 400-ФЗ.

Теперь этот порядок изменится. В соответствии с частью 3 статьи 21 Закона № 400-ФЗ обращаться за установлением страховой пенсии, а также ее выплатой и доставкой, может сам работодатель с письменного согласия застрахованных лиц, состоящих с ним в трудовых отношениях.

Нужно отметить, что данное нововведение, это как раз та ситуация, когда новым становится хорошо забытое старое. На самом деле, не так уж давно, в советские годы, будущие пенсионеры могли обратиться за пенсионным оформлением в администрацию организации по последнему месту работы. Данная администрация вместе с местным комитетом профсоюза должна была в обязательном порядке подготовить и передать документы до определенного срока отделу по социальному обеспечению. В профком и администрацию подавалось два вида формы – одна для назначения пенсии по инвалидности, другая для предоставления пенсии при случаях потери кормильца. Поэтому взаимодействие и сотрудничество органов и работодателей по пенсионному обеспечению, а именно по части оформления пенсий ранее уже действовали на практике, и в наше время для этого решения имеются все основания.

Нужно отметить, что совместная работа Пенсионного Фонда РФ (ПФР) и работодателя действительно важна и имеет весомое значение. Принятие соответствующего закона направлено на то, чтобы улучшить обслуживание граждан по оформлению им пенсий.

Электронное взаимодействие между ПФР и работодателем

Пенсионный фонд – крупнейший государственный институт, деятельность которого затрагивает, пожалуй, самые важные и социально значимые услуги, в том числе установление и выплату пенсий, а также прочие выплаты пенсионного характера. Пенсионное обеспечение для нетрудоспособных лиц имеет исключительную важность поскольку для них это единственный источник дохода. В связи с этим приоритетная задача фонда – это качественно и эффективно предоставить гражданам названные услуги. От того, насколько успешно будет выполнена данная задача, зависит социальная стабильность в обществе, и как бы громко это ни звучало, степень доверия проживающего нашей стране населения к власти.

Не для кого ни секрет, что во многом наша пенсия зависит от действий работодателя (страхователя). В его обязанности входит выплата страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и представление сведений индивидуального учета по застрахованным лицам в территориальные органы фонда в соответствии с установленным законодательством. Кроме того, это касается и оказания работникам содействия по оформлению необходимых документов для назначения пенсии.

Поэтому Фонд ведет работу по организации электронного взаимодействия работодателей с территориальными органами ПФР по представлению документов для пенсии на граждан, состоящих с работодателем в трудовых отношениях. Фонд это взаимодействие ведет в качестве проведения, так скажем, заблаговременной работы, которая включает комплекс мер, направленных на обеспечение более полных и достоверных данных о пенсионных правах застрахованных лиц, которые зарегистрированы в территориальных органах пенсионного фонда, что необходимо для правильного и назначения пенсии.

При этом сам страхователь может являться партнером ПФР в деле по улучшению качества обслуживания граждан в предоставлении пенсионного обеспечения.

В чем заключается суть данной работы?

Если говорить коротко, то суть данной задачи заключается в том, чтобы договоренность территориальных органов Фонда со страхователями по поводу представлении ими электронных документов в ПФР, требующихся для оформления пенсии для работающих у них граждан, проводилась по защищенным каналам связи для правовой оценки, обработки и формирования макета электронного выплатного дела по соответствующим правомочным лицам.

Макет электронного выплатного дела в ПФР – это дело, сформированное до того как территориальный орган принял решение о назначении пенсии. Отметим, что он также формируется органом ПФР для проведения заблаговременной работы по лицам, которые должны выйти на пенсию.

Говоря о каналах связи, по которым предоставляются соответствующие документы, естественно возникает вопрос, какими именно должны быть эти каналы? Значит ли это, что работодателю нужно будет организовать какого-либо дополнительный источник обмена данными с Фондом? На этот вопрос мы твердо отвечаем – нет. Дело в том, что все необходимые каналы уже созданы. В этих целях используются не только защищенные каналы связи, но и программные средства, который применяет страхователь для передачи отчетности по страховым взносам и индивидуальному учету работающих у него лиц в орган ПФР. Отметим, что предусмотренные для данных целей каналы связи -это удобный бесконтактный способ представления отчетных документов.

Напомним, что на основе Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения можно предоставлять на 50 и более лиц, включая лица, которые заключили договор гражданско-правового характера. Все документы передаются в электронном виде. В том же порядке представляются сведения и страхователем, но менее чем на 50 работающих у него граждан. Данная общепринятая практика теперь касается большинства работодателей.

Такой подход подразумевает решение ряда вопросов: стоит ли предоставлять допуск работодателей в систему электронного документооборота ПФР; какой способ защиты лучше использовать при передаче персональных данных; стоит ли назначить электронную подпись элементом для равнозначного признания как электронных, так и бумажных документов, подписанных в установленном порядке участниками информационного взаимодействия.

Порядок подачи документов работодателем для назначения пенсии

Организация работы по передаче документов для оформления пенсии между работодателем и органом ПФР ведется при заключении соответствующего соглашения (оно может быть и дополнением к уже действующему соглашению по обмену электронной документации при предоставлении данных персонифицированного учета и расчетов страховых взносов на пенсионное страхование). Также должен быть согласован порядок (регламент) для электронного информационного взаимодействия.

Работодатель может передавать не только документы, которые предъявляются гражданином при заключении трудового договора — паспорт, свидетельство пенсионного страхования, трудовая книжка и др., но и прочие документы, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии. Например, свидетельство о браке или о рождении ребенка. Как мы видим, при таком взаимодействии, работодатель оказывает достаточно больше содействие своему сотруднику в подготовке необходимых документов.

Все требуемые документы нужно предоставлять в срок, согласованный с территориальным органом пенсионного фонда, и не позднее, чем за 9 месяцев до вступающего в силу права на пенсию. Документация предоставляется в соответствии со списком сотрудников, которые должны выйти га пенсию в течение года, в электронном виде с электронной подписью от уполномоченного лица работодателя через коммуникационные каналы связи.

Рекомендуется оформлять необходимые для назначения пенсии электронные документы на каждое застрахованное лицо. То есть по каждому сотруднику должен быть сформирован отдельный пакет документов с указанием ФИО и адреса регистрации. Документы должны быть отсканированы в цветном изображении и с расширением в 300 dpi. Каждый документ лучше сканировать отдельно. К каждому пакету документов прилагается реестр направляемых документов. Каждый содержащийся в пакете документ должен быть заверен электронной подписью.

Очень важно отметить, что предоставление документов работодателем выполняется только с согласия заинтересованного лица. Это обусловлено установленными требованиями нормативных правовых актов по защите персональных данных. Естественное это также основывается на базе пенсионных правоотношений и заявительном принципе обращения за пенсией. Здесь следует отметить, что по закону № 400-ФЗ, граждане, которые добровольно отложили выход на пенсию, получают серьезные бонусы для увеличения размера их пенсии.

Работодатель в установленном порядке может предоставлять также документы, которые направлены на повышение эффективности заблаговременной работы по застрахованным лицам, выходящим на пенсию, например, списки работников, которые должны выйти на пенсию, перечень рабочих мест, должностей и профессий, занятость в которых предоставляет гражданам право выйти на пенсионное обеспечение по старости досрочно.

Обращаем Ваше внимание, что те документы, которые направляются работодателем в орган ПФР в установленном порядке, обязательно проходят процедуры обработки регистрации. Сотрудниками территориальных органов пенсионного фонда, отвечающими за проведение заблаговременной работы, при получении пакета документов формируется расписка о получении. С вою очередь они также заверяют его электронной подписью и отправляют страхователю по каналам связи. Если недостает каких-то документов, то страхователя об этом уведомляют.

Подача документов через доверенное лицо

Итак, представим, что территориальный орган ПФР и работодатель заключили между собой согласие о представлении электронных документов для оформления пенсии. В данном случае, организация работы должна быть сформирована так, чтобы в наступающий для обращения за пенсией срок, подать заявление и необходимые документы в Фонд могло также уполномоченное лицо страхователя. Другими словами, обеспечение обращений за пенсией фактически известных Фонду граждан будет осуществляться через доверенное лицо, на основании доверенности работается, интересы которого он будет представлять в территориальном органе ПФР. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

В соответствии с пунктом 7 Правил по обращению за пенсией, за назначением или перерасчетом размера пенсии, по вопросам перехода с одного вида пенсии на другой по федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденному Правительством Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб, граждане могут обращаться в любое время при появлении права на нее и без ограничения сроком, подав документы самостоятельно, через работодателя либо через его представителя.

Это положение также изложено, но более конкретизировано в Административном регламенте по предоставлению Пенсионным фондом РФ госуслуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12 декабря 2011 г. № 1521н. В соответствии с пунктом 4 данного правового акта, гражданин воспользоваться этой госуслугой может через своего законного представителя — родителей, опекунов, усыновителей, попечителей. Или через представителя организации, в которой под надзором находятся не дееспособные граждане. Это относится также к представителям детских приютов и домов, осуществляющих опеку детей, оставшихся без родителей, и доверенным лицам (уполномоченные гражданином лица на основании доверенности).

Доверенность, согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, это уполномочие в письменном виде, выдаваемое одним лицом другому для представительства интересов перед третьими лицами.

Важно отметить, что получить нотариальную форму доверенности, можно в случаях, предусмотренных законом. При этом, согласно действующему законодательству РФ, представителю гражданина при подаче заявлении на пенсию необязательно предъявлять нотариально удостоверенную доверенность.

Это значит, что гражданин может выдавать доверенность на право представления его интересов в ПФР при подаче заявления, другому физическому лицу. Доверенность должна содержать перечень полномочий на совершение действий при подаче заявления на пенсию и к ней должны прилагаться все необходимые документы. В доверенности также указываются данные паспорта уполномоченного лица и доверителя, дата заключения доверенности и срок ее действия. Доверенное лицо может не только предоставлять заявление на пенсию и его документы, но и получать расписку-уведомление о приеме документов в ПФР, а также пенсионное удостоверение. Как мы уже говорили, уполномоченным лицом может быть также представитель работодателя. В данном случае обратим внимание, что согласно пункту 7 указанных выше Правил, заявление на оформление пенсии и соответствующие документы могут представляться в территориальный орган ПФР не раньше, чем за месяц до наступления пенсионного возраста.

В чем заключаются плюсы взаимодействия страхователей и Пенсионного фонда в деле назначения пенсии?

Преимущества взаимодействия между ПФР и работодателем относительно гражданских интересов и назначения им пенсий в кратчайший срок, на наш взгляд, очевидны. Предпосылками к организации сотрудничества через электронные средства послужили несколько факторов: успешная эксплуатация электронного документооборота ПФР, где большинство участников – это страхователи, а также правовая и техническая возможность ведения пенсионных дел в электронном варианте.

Можно конечно отметить, что в сравнении с советским временем, на работодателя это обязанность не накладывается в обязательном порядке. Закон № 400-ФЗ подтверждает только его право обращаться за пенсией для собственных сотрудников, поэтому особенно усердствовать по части организации электронного взаимодействия с Пенсионным Фондом не стоит. Но само по себе создание электронного взаимодействия для цели предоставления документов на оформление пенсий будет положительно отражаться на имидже компании и подчеркнет ее социальную ответственность перед сотрудниками.

Следует также помнить, что работодателю часто приходится отпускать сотрудников именно в рабочее время по делам, касающихся сбора и подачи требуемых документов на пенсию, что может нести за собой издержки для компании. Организация электронного взаимодействия исключает эту проблему.

Основываясь на результатах практики, нужно отметить, что многие страхователи охотно принимают участие в этом проекте, осознавая не только его преимущества, но и важность. Статистический анализ показал, что на 1 сентября 2014 года количество работодателей, с которыми была осуществлена договоренность об электронном взаимодействии, составило более 240 000.

Кроме того, многие органы исполнительной власти РФ, заинтересованные в том, чтобы повысить качество предоставляемых гражданам госуслуг на их территории, оказывают активную поддержку таких инициатив, причем не только морально, но и на основании принятия соответствующих нормативных актов.

Например, на Белгородчине было принято распоряжение Правительства Белгородской области от 21 января 2013 г. № 27-рп «О дополнительных мерах по взаимодействию территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области со страхователями». Данное распоряжение направлено на то, чтобы организации всех форм собственности обеспечили направление в территориальные органы Пенсионного Фонда РФ электронных (сканированных) документов застрахованных лиц за год до выхода на пенсию и заключили соглашение по обмену документами в системе электронного документооборота ПФР по предусмотренным для данных целей коммуникационным каналам связи.

Также в Татарстане уже действует от 20 мая 2013 года постановление Кабинета Министров Республики Татарстан № 330 «Об организации подготовительной работы по назначению пенсий в электронной форме». Данное постановление утверждает Регламент информационного взаимодействия для подготовки документов в электронном виде для оформления пенсий. При этом в задачи исполнительных органов государственной власти Республики Татарстан и подведомственных им организаций входит обеспечение предоставления в территориальные органы ПФР электронных документов трудоустроенных граждан за год до выхода на пенсию. А на руководителей иных организаций, предприятий и учреждений всех форм собственности лежит обязанность по организации данной работы.

Пенсионный фонд России на федеральном уровне также заключает согласие об электронном взаимодействии с крупными страхователями, у которых имеется развитая региональная сеть своих представительств. Так, например, от 21 августа 2013 года было направлено письмо в субъекты РФ от Пенсионного фонда и ОАО «РЖД», в котором указаны рекомендации по проведению рабочих встреч представителей служб по управлению персоналом от ОАО «РЖД» и органов ПФР и, по мере готовности, организация информационного взаимодействия в соответствии с положениями согласованного сторонами Примерного порядка формирования информационного электронного взаимодействия по предоставлению документов для оформления пенсии. Подобный документ действует также между Пенсионным фондом и ОАО «Газпромбанк».

В заключение статьи, хотелось бы выразить надежду, что согласно принятому закону № 400-ФЗ о предоставлении страхователям права для обращения за пенсией собственным сотрудникам, обращаться к системе электронного информационного взаимодействия будет все больше и больше работодателей. Пенсионный фонд РФ открыт для взаимовыгодного сотрудничества со всеми работодателями, которые заинтересованы в уличении предоставления качества госуслуг для наших граждан.

Мероприятия

Блоги компаний

Используемые источники:

• https://ric368.newsmine.ru/2019/11/14/otvet-nedeli-o-soglashenii-kotoroe-predlagaet-podpisat-pensionnyj-fond/
• http://www.pfrf.ru/branches/nao/info~strah_vznosi/2952
• https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/poryadok_elektronnogo_vzaimodejstviya_s_pensionnym_fondom/
• https://center-comptech.ru/articles/st-1c-zakon-o-pensiyakh.html
• https://www.klerk.ru/buh/news/479725/