«Почта России» запустила онлайн-доставку заказных писем для физлиц и юрлиц

Для включения электронной доставки зайдите в настройки личного кабинета, включите онлайн-доставку и укажите почтовые адреса, на которые госорганы и организации могут отправить вам заказные письма. После этого они будут приходить и храниться в электронном виде в личном кабинете, где их можно будет прочитать в любое время. Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета. Услугу можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить в бумажном виде. Подключение к сервису и получение писем доступно бесплатно, достаточно зарегистрироваться и дать согласие на доставку корреспонденции в электронном виде. Отправка одного электронного заказного письма стоит 60 рублей. Переживать не стоит — все работает быстро, безопасно, и отправленные таким образом письма являются юридически значимыми. Заказные письма отличаются от обычных тем, что вручение является официальным подтверждением того, что адресат получил информацию. У бумажных заказных писем для подтверждения факта доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения проставляется в момент, когда пользователь входит в личный кабинет. Зашел в личный кабинет — значит получил письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика. Теперь о безопасности. Письма, которые мы принимаем от клиентов-отправителей подписываются усиленной квалифицированной подписью — так мы гарантируем что в них ничего не было изменено и что сообщение было создано именно тем, кто его отправляет. ЭЗП пересылаются по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении. Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку. Если вам нужно отправить много писем своим клиентам то вы можете просто загрузить файл с письмами в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно они придут в личный кабинет, а бумажные письма мы распечатаем, упакуем и доставим вживую. Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждое письмо нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее. Благодаря тому, что такие письма приходят быстрее, компании успевают оплачивать штрафы со скидкой, вовремя обжаловать постановления о нарушениях, если не считают себя виноватыми, а также хранить копии заказных писем. В 2018 году услуга была доступна только в 5 регионах, в 2019 году добавилось еще 46, а на 1 марта 2020 электронные заказные письма доступны уже в 58 регионах. Только за прошлый год число электронных отправлений выросло на 48% — с 50 до 74 миллионов. Подключение к сервису ЭЗП даёт возможность получать и отправлять юридически значимые письма даже из самых отдаленных точек страны. Список регионов, в которых доступно получение ЭЗП опубликован на официальном сайте zakaznoe.pochta.ru/limits-alert. Если вы не нашли в списке свой, то можете оставить заявку на уведомление о подключении. Чтобы начать получать электронную корреспонденцию сразу, как только какой-либо отправитель в вашем регионе подключится к сервису, включите функцию электронной доставки в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru, Госуслугах или в мобильном приложении Почты России.

Уже пользовались электронными заказными письмами?

• 16,2%Да
• 83,8%Нет

Проголосовали 74 пользователя. Воздержались 10 пользователей.

Многие люди периодически находятся в своих почтовых ящиках извещения ZK о том, что на их имя пришло письмо заказного типа. Недостаток того вида коммуникации для адресата заключается в том, что ему приходится лично посещать почтовое отделение. То есть, тратить свое время, изначально даже не зная, что именно находится в конверте.

К счастью совсем недавно начал функционировать очень полезный интернет-ресурс, позволяющий частично нивелировать это неудобство. Называется он Zakaznoe.pochta.ru. Его особенность заключается в том, что некоторые виды заказных писем теперь можно получать в электронном виде! То есть, практически мгновенно после отправки и без необходимости посещать для этого почтовое отделение!

Как это работает мы расскажем в этой статье.

В чем суть услуги и некоторые ее особенности

Итак, что за сервис такой – Zakaznoe.pochta.ru? Создан он Почтой России. В сотрудничестве с порталом Gosuslugi.ru. Все работает полностью официально – это не какая-то очередная попытка сторонних умельцев заработать деньги на гражданах нашей страны.

Суть нового функционала сводится к следующему:

• Какая-то государственная организация решила отправить определенному человеку информацию в заказном письме;
• Буквально еще недавно вся такая корреспонденция доставлялась только в бумажном виде;
• Но благодаря этому ресурсу часть писем можно получать в электронном виде. Они мгновенно попадают в личный кабинет адресата, который прошел регистрацию и подключил услугу.

Сразу несколько важных особенностей:

• Для любого физического или юридического лица, решившего пройти регистрацию и подключиться к данному предложению, услуга полностью бесплатная – за нее не надо платить ни копейки!
• После подключения те письма, которые доставляются в электронной форме, не будут дополнительно отправляться в бумажном виде! Это важно – не будет создаваться путаница, когда человек, уже получив информацию, идет на почту и заполучает в свое распоряжение полностью дублирующие сведения;
• Если подобный способ передачи информации не устраивает получателя, то всегда можно вернуться к традиционному варианту осуществления коммуникации.

Что именно можно получить таким образом?

К сожалению, но функционал этого, безусловно полезного сервиса пока находится в зачаточном состоянии. Поэтому перечень заказных писем, которые можно переслать в электронной форме, еще достаточно ограничен. Тем не менее, со списком стоит ознакомиться – он появляется сразу же на экране, когда человек нажимает на кнопку «Подключить услугу»:

• Штрафы от представительств ГИБДД, расположенных в таких регионах, как Москва, Московская, Рязанская, Оренбургская, Ярославская, Ростовская, Белгородская области, Краснодарский край и Республика Бурятия;
• Извещения-постановления о том, что против человека началось исполнительное производство в столице Российской Федерации или в Республике Карелия;
• Повестки, отправленные мировыми судьями, работающими по Москве;
• Административные нарушения, совершенные в рамках работы системы «Платон». Действует для всех российских регионов;
• Постановления, принятые различными государственными комиссиями, функционирующими на территории города Казань.

На данный момент это все. В дальнейшем должны появиться налоги и другие направления. Также планируется увеличить список подключенных регионов и отдельных населенных пунктов. Так что стоит периодически заглядывать и отслеживать обновления.

Кстати, можно заранее получить информацию о том, когда именно планируется подключение к данному функционалу того или иного региона. Для этого необходимо кликнуть на все туже кнопку подключения и под перечнем доступных возможностей нажать на ссылку «Узнать о запуске услуги в другом регионе». Необходимо будет указать название региона и адрес личной электронной почты, на который поступит ответ в самое ближайшее время.

Как подключиться

Действительно, как зарегистрироваться? Казалось бы, существует два варианта. Первый – через все те же Gosuslugi.ru. Для этого необходимо просто кликнуть на название «Госуслуги», расположенное в шапке сайта.

Второй вариант – изначально кажется классическим:

• Кликнуть на «Подключить услугу»;
• Ознакомиться с перечнем доступных вариантов (о них мы писали выше). Если он устраивает – нажать на «Продолжить подключение»;
• Появится предложение о том, кого именно планируется регистрировать: «Себя» или «Организацию». Первый вариант подходит для обычных людей и индивидуальных предпринимателей. В случае возникновения затруднений с выбором предлагается связаться с представителями Почты России с помощью специального чата или по телефону Горячей Линии (8-800-100-00-00);
• После этого алгоритм захочет удостовериться в личности человека и предложит идентифицироваться через все те же Госуслуги.

То есть, регистрация на этом портале государственных услуг все равно будет нужна. Рекомендуется пройти процедуру заранее. Если все сделано, то:

• Появится сообщение, что Почта России запрашивает права на вход в систему и получение сведений о личных данных пользователя. Кликнуть на «Предоставить»;
• Остается выполнить некоторые дополнительные настройки: указать адрес личного электронного ящика для получения писем и номер телефона – на него теперь будут отправляться извещения о получении. А также точный реальный адрес получателя, своим персональные данные.

Завершается все внимательным прочтением пользовательского соглашения, после чего остается нажать на «Подключить доставку электронных писем», чтобы начать пользоваться предоставленным функционалом.

Насколько отправка такого типа корреспонденции является правомерной и защищенной?

На основной странице данного интернет-сайта предоставлена следующая информация по этому вопросу:

• Для отправки электронных заказных писем используется система так называемого межведомственного электронного взаимодействия. К ней имеют доступ только госкомпании, поэтому она надежно защищена от посягательств извне;
• Передается информация по российскому ГОСТу, который разработан на основе постановления о защите персональных данных;
• Почта России несет персональную ответственность за то, чтобы полностью сохранить конфиденциальность такой коммуникации.

Пересылка происходит с помощью ПДФ-документов, полностью идентичных бумажному варианту такого заказного письма.

Вопросы, которые чаще всего задают, и ответы на них

Учитывая то, что данный сервис еще очень новый, неудивительно, что многие люди ищут ответы, связанные с функционалом этой системой и некоторыми другими нюансами. Мы собрали самые популярные вопросы и постарались ответить на них:

Как Почта России решает, в каком виде следует доставить письмо адресату – в бумажном или электронном?

Перед отправкой происходит сверка с базой системы «Электронные письма». Если в ней находятся данные человека или организации, с подтвержденной регистрацией, то отправка осуществляется на электронную почту. Отсутствие приводит к тому, что корреспонденция распечатывается на бумаге и отправляется обычным конвертом.

Если ли юридическая сила у таких писем?

Да, так как они обязательно подтверждаются подписью отправителя электронного типа в так называемой усиленной форме.

Что является подтверждением вручения такого письма?

Существуют определенные почтовые правила. В случае с пользованием сервиса «Электронные письма», подтверждением вручения и получения является вход пользователем в систему. Сразу же на его номер телефона будет отправлено специальное уведомление с датой вручения.

Почему могут не доставляться письма, хотя услуга была подключена?

Стоит еще раз перепроверить правильность указанного адреса электронной почты. Если он достоверен, то зайти в папку «Спам», скорее всего все присланное от российской почты оказывается там.

Почему доставка осуществляется в классическом бумажном виде, если был подключен данный функционал?

Необходимо пройти авторизацию в системе, зайти в настройки личного кабинета, перепроверить всю введенную ранее информацию. Скорее всего где-то была допущена ошибка или одно из полей не было заполнено.

Как вернуться к получению заказной корреспонденции в классической – бумажной форме?

Зайти в личный кабинет, в раздел «Настройки». Выполнить деактивацию услуги.

Как быстро найти требуемое письмо?

Это можно сделать с помощью введения даты получения в специально предназначенную для этого строку поиска в личном кабинете. После этого на экране останутся только те пересылки, которые были осуществлены в определенный день.

Обязательно ли руководитель организации должен заниматься приемом такой корреспонденции?

Нет – можно делегировать такие права другому сотруднику. Для этого необходимо зайти в раздел «Пользователи», кликнуть на «Добавить сотрудника», ввести все необходимые данные, следовать подсказкам и подготовить электронную доверенность. Можно также передать сотруднику права администрирования. Тогда он также сможет делегировать права на такую деятельность иным людям, работающим в организации.

Отзывы

Нравятся ли людям новые возможности, предлагаемые Госуслугами и Почтой России? Об этом можно узнать из их отзывов:

1. Антон. Узнал о такой возможности недавно. Обрадовался, так как постоянно хожу на почту для получения заказной корреспонденции – вечно присылают из ГИБДД. Сразу ознакомился со списком регионов и, с радостью, нашел там свой. Теперь реально экономлю личное время. Что очень важно – информация поступает ко мне максимально оперативно. И я всегда успеваю оплатить штрафы с 50-процентной скидкой.
2. Борис. У меня небольшой частный бизнес. Но его достаточно, чтобы со мной постоянно хотели пообщаться различные государственные службы. Поэтому предложенную идею воспринял положительно. К сожалению, пока функционал возможностей весьма ограничен. Очень надеюсь, что в ближайшее время он будет серьезно расширен. А то приходится несколько часов в неделю проводить в путешествиях в почтовое отделение и обратно. Так что жду – развивайте!
3. Роман. Давно пора всю такую переписку перевести в электронный вид – у большинства людей есть доступ к интернету. Но, как говориться, лучше поздно, чем никогда. Скоро можно будет вообще не выходить из дома куда-то, чтобы решить какие-то проблемы. Конечно, пока вариантов мало, но они уже есть. Например, я больше не хожу за конвертами, где находятся штрафы от ГИБДД.
4. Рита. У нас транспортная компания. Автопарк на 50 автомобилей. Вы только представьте, сколько писем нам раньше приходило от ГАИ? И все их должна была забирать я в не рабочее время. А теперь стало очень хорошо. Я их получают на почту и переправляю начальству. А личное время трачу как положено – на отдых и развлечения.
5. Ольга. У меня получилось подключиться не сразу. Вроде прошла регистрацию. Но все равно прислали как обычно. Позвонила на Горячую Линию. Сказали, что надо перепроверить введенные данные. Сделала. Оказалось, что, когда писала адрес E-mail, ошиблась с одной буковкой. Исправила и все теперь работает.
6. Тамара. Муж вечно ругался на меня, что ему приходится ходить в почтовое отделение за моими «штрафными конвертиками», как он их называет. Дело в том, что управляю машиной я, а оформлена она на него. А езжу я еще не особо хорошо, поэтому часто что-то да нарушаю. Сейчас воспользовались предложением «Электронные письма». Сидит, довольный как слон – ведь больше и ходить никуда не надо!
7. Федор. Мне понравилось, что на телефон отсылаются уведомления о доставки. То есть, нет необходимости постоянно мониторить сайт, боясь пропустить что-то важное – захожу туда только после того, как меня уведомляют об этом по телефону.
8. Василий. Вот это, действительно, полезное нововведение! Как же я давно его ждал. Вы просто не представляете, сколько таких писем отсылается на адрес даже относительно небольшой частной компании! И приходится не работать, а заниматься их получением. Надеюсь, что функционал быстро разовьется по максимуму, тогда вообще ходить куда-то не придется. Главное, правильно зарегистрироваться, четко следуя очень понятным, кстати, инструкциям.

В общем, всем явно нравится такая возможность. И люди с нетерпением ждут, когда функционал расширится, чтобы они посещали обычное почтовое отделение только ради какие-то приятных посылок и бандеролей.

Заказные письма от государственных органов, уведомления о которых получал хотя бы раз практически любой житель России, чаще всего содержат информацию о штрафах, налоговых уведомлениях, исполнительных производствах и т.д. Таким образом утрата или неполучение стандартного заказного письма от той или иной госструктуры чреваты финансовыми проблемами. Логичным шагом является подключение опции получения заказных писем от государственных служб в электронной форме, а именно сервиса Госпочта.

Новый сервис «Госпочта» позволит любому жителю России, зарегистрировавшемуся на портале госуслуг, получать заказные письма от государственных органов в электронном виде. При этом такая важная корреспонденция хранится всегда в Личном кабинете пользователя единого портала Госуслуг и может быть распечатана при необходимости в любой момент. Таким образом вы не потеряете повестку от Федеральной службы судебных приставов (ФССП), или извещение о штрафе ГИБДД, или уведомление от ФНС и сможете вовремя оплатить штрафы или задолженности, чтобы не иметь проблем, например, из-за долгов по налогам или штрафа при попытке вылететь в отпуск за границу (вас не выпустит пограничная служба).

Важной характеристикой сервиса Госпочта является то, что государственные заказные письма в ваш адрес невозможно удалить из личного кабинета, то есть потерять вы их не сможете даже если захотите.

Какие заказные письма хранит Госпочта на портале госуслуг?

В ваш личный кабинет на портале госуслуг в раздел Госпочта будут приходить заказные письма, уведомления и оповещения от различных государственных служб и ведомств. Например: письма от ГИБДД, уведомления от ФНС, оповещения от ФГИС ДО (Федеральной государственной информационной системы досудебного (внесудебного) обжалования), заказные письма от ФССП (Федеральной службы судебных приставов).

Каждая государственная служба или ведомство после подключения услуги Госпочта присылают в ваш личных кабинет письма, которые раньше направлялись по адресу вашей регистрации бумажным заказным письмом.

От ГИБДД МВД РФ в личный кабинет на госуслугах будут приходить письма:

• о новых штрафах за нарушение ПДД;
• об успешной оплате штрафов (при оперативной оплате — скидка 50%);
• о передаче информации по неоплаченным штрафам в ФССП.

От ФГИС ДО, если вы направляли жалобу через этот систему, будут приходить:

• оповещение о перенаправлении жалобы в другое ведомство;
• оповещение об успешной регистрации жалобы;
• о рассмотрении и подготовленном решении по жалобе.

То есть обо всех этапах рассмотрения жалоб граждан, отправленных посредством Федеральной государственной информационной системы досудебного (внесудебного) обжалования.

На данный момент Почта России присылает в Госпочту в электронном виде заказные письма о новых штрафах ГАИ (Москвы, Московской и Ростовской областей), а также письма о передаче дел судебным приставам (только для ФССП Москвы).

Как активировать Госпочту и получать заказные письма в электронном виде

Прямо сейчас услуга Госпочты доступна всем пользователям, которые имеют подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. При этом письма с уведомлениями от ГИБДД и ФГИС ДО не требуют каких-либо настроек и приходят в личный кабинет по умолчанию. А вот чтобы начать получать электронные заказные письма, отправленные вам через Почту России, вам необходимо зайти в настройки уведомлений в Личном кабинете на сайте Госуслуги и в настройках указать почтовые адреса, на которые госорганы отправляли вам бумажные заказные письма ранее. После внесения данных настроек в личный кабинет — заказные письма начнут приходить вам в электронном формате в Госпочту.

Обратите внимание, что заказные письма в Госпочту передаются по защищенным цифровым каналам, а значит их невозможно перехватить и прочитать третьим лицам. Тайна вашей почтовой переписки защищена статьей 63 Федерального закона «О связи» №126-ФЗ.

Чтобы получить подтвержденную учетную запись на Госуслугах пользователю необходимо:

1. Зарегистрироваться на официальном сайте Госуслуг https://www.gosuslugi.ru/ и получить «Упрощенную учетную запись» с ограниченным доступом к государственным услугам. Для этого достаточно при регистрации указать своё имя, фамилию, e-mail и номер мобильного телефона.

2. Повысить учетную запись до уровня «Стандартной», для чего в личном кабинете необходимо указать свой СНИЛС и данные паспорта, либо иного документа, удостоверяющего личность. Указанные личные данные проходят проверку в МВД РФ и в ПФР, что занимает от пары часов до нескольких дней. После этого вы получаете доступ к расширенному перечню государственных услуг.

3. Завершить процедуру получения «Подтвержденной учетной записи» с полным доступом к всем электронным государственным услугам, а также с возможностью сохранять все доступные данные профиля и входить на все сайты партнеров (сайт налоговой, сайт Почты России, портал mos.ru и др), используя свой аккаунт на госуслугах. Для чего вам необходимо подтвердить свою личность в одном из Центров обслуживания (почтовые отделения), либо в онлайн-кабинетах Сбербанка, Почта Банка или банка Тинькофф.

Когда речь идет о новых технологиях, обычно подразумевается нечто прорывное. Но, как ни удивительно, даже такой традиционный процесс, как отправка и получение письма, тоже шагает в ногу со временем. Как бы ни менялся мир, предприятиям и организациям нужно отправлять и получать корреспонденцию, и у «Почты России» есть современные сервисы, позволяющие делать это эффективно.

Одно из главных новшеств и, пожалуй, будущее письменной корреспонденции — это электронные заказные письма. Отправителю больше не нужно печатать письма самостоятельно и упаковывать их в конверты — он передает на «Почту России» по защищенным каналам связи электронный массив писем-вложений, подписанный электронной подписью. Далее уже на серверах «Почты России» происходит проверка: есть ли по указанному адресу согласие на получение заказной почты в электронном виде. Если оно есть — письмо придет адресату в личный кабинет на портале Госуслуг. Если нет — письмо будет распечатано, упаковано в конверт и отправлено адресату обычным способом силами «Почты России».

Всю ли переписку можно направлять таким образом?

При заключении договора с юридическим лицом предварительно утверждается шаблон письма: это могут быть уведомления, повестки, постановления о штрафах и так далее, т.е. некий типовой текст, где меняется только блок переменных данных, касающийся адресата. Также такое письмо должно иметь силу без «живой» подписи.

Обычные деловые письма или, например, счета-фактуры, или акты выполненных работ не подходят для отправки через сервис электронных заказных писем.

В чем же выгода для отправителя?

Первое — это скорость доставки электронного письма. Электронное письмо не проходит путь обычного бумажного, оно поступает непосредственно в личный кабинет адреса на портале Госуслуг в кратчайшие сроки. При этом оно имеет ту же юридическую силу, что и заказное письмо в конверте с письменным вложением.

Сейчас в нашем регионе и по всей стране число получателей заказных писем постоянно растет. За полгода действия сервиса доставки в электронном виде постановлений региональной ГИБДД позволило сократить расходы областного бюджета на 15 млн рублей. 

Какие документы можно отправлять электронным способом?

Этой осенью «Почта России» внедрила юридически значимый документооборот — ЮЗЭДО, и теперь стало возможным не просто получать и обмениваться с нами первичными бухгалтерскими документами в электронной форме, но и заключать договоры и дополнительные соглашения к ним.

Как это работает?

В первую очередь нужна квалифицированная электронная подпись, которой будут подписываться документы взамен «живой» подписи и оттиска печати.

Мы работаем с оператором ЭДО ООО «Сервионика» на программном продукте i-Conto.

Контрагент может как подключиться к этому сервису, так и подать заявку на настройку роуминга к своему оператору — сейчас эта возможность доступна для «Контур.Диадок», а до конца года она появится и для программы «СБИС».

Для наших клиентов ЮЗЭДО — это неоспоримое преимущество: первичная бухгалтерская документация поступает оперативно (не нужно ждать письмо со счетами или направлять за ними своего курьера) и является юридически значимой, в отличие от скан-копии.

Разумеется, более подробно об этих и других возможностях для юридических лиц готов рассказать наш отдел продаж. Получить консультацию, коммерческие предложения или оставить заявку на заключение договора можно по телефонам: (4012) 97-13-11, доб. 2100, 2104, 2101 и (4012) 21-87-37, а также направив письмо на электронный адрес opr-r39@russianpost.ru

Используемые источники:

• https://habr.com/post/493776/
• https://windows-azbuka.ru/obshhie-voprosy/zakaznoe-pochta-ru-i-gosuslugi-ru-izveshhenie-zk-registraciya-cherez-servis/
• https://www.papajurist.ru/pochta/kak-poluchat-zakaznyye-pisma-v-elektronnom-vide/
• https://www.newkaliningrad.ru/news/business/23596148-pochta-rossii-zapustila-onlayn-dostavku-zakaznykh-pisem-dlya-fizlits-i-yurlits.html