Работодателям об электронной трудовой книжке

Обновление: 30 января 2020 г.

Начиная с 2020 г. все работодатели в определенных случаях должны сдавать в Пенсионный фонд новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Мы не будем рассказывать, какие это случаи, поскольку уже подробно рассмотрели этот вопрос здесь. Скажем лишь, что форма СЗВ-ТД заполняется и сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были определенные кадровые перемещения работника. Либо месяца, в котором работник подал заявление о выборе способа ведения его трудовой книжки в будущем (в классическом варианте на бумаге или электронно) (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.96 N 27-ФЗ).

Таким образом, первый раз подать отчет СЗВ-ТД некоторым работодателям придется уже по итогам января 2020 г. не позднее 17 февраля.

Посмотрим порядок заполнения формы СЗВ-ТД и приведем пример заполнения СЗВ-ТД. Но начнем с главного – каким документом утверждена новая форма СЗВ-ТД.

Новая форма СЗВ-ТД: бланк и образец

Форма СЗВ-ТД (образец заполнения)

Бланк формы СЗВ-ТД утвержден Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п. Этим же документом утвержден Порядок заполнения формы СЗВ-ТД. А вот образец отчета СЗВ-ТД в Постановлении Пенсионного фонда не приводится.

Отчет СЗВ-ТД: как заполнять

Коротко приведем инструкцию по заполнению СЗВ-ТД, а затем покажем образец заполнения формы СЗВ-ТД на примере.

Форму СЗВ-ТД надо заполнить в форме электронного документа, если численность работающих зарегистрированных лиц 25 человек и более. А вот если работников менее 25 человек, то можно подать форму СЗВ-ТД на бумаге. В этом случае она заполняется с помощью компьютера или от руки печатными буквами (любым цветом кроме красного и зеленого) (п. 1.9, 1.10 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). Отчет подписывает руководитель или доверенное лицо, после чего форма заверяется печатью организации (при наличии) (п. 1.11 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Порядок заполнения шапки отчета СЗВ-ТД не сложен. Он схож с порядком заполнения иных форм персонифицированной отчетности. Поэтому на нем мы останавливаться не будем.

Поля со сведениями о поданном заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки заполняются, если работник в истекшем месяце подал работодателю такое заявление. В форме указывается вид заявления и дата его подачи (п. 2.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Перейдем к порядку заполнения табличной части отчета СЗВ-ТД. Здесь важно знать следующее (п. 2.5.3, 2.5.5, 2.5.6 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п):

• в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывается код мероприятия (1- ПРИЕМ, 2 – ПЕРЕВОД, 5- УВОЛЬНЕНИЕ и т.д.). Эти коды приведены в Порядке заполнения формы СЗВ-ТД;
• графа «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 г. не заполняется;
• графа «Причины увольнения …» заполняется точно так же, как заполняется аналогичная графа в бумажной трудовой книжке. То есть без сокращений, с указанием пункта, части статьи и статьи Трудового кодекса, являющихся основанием для увольнения.

Программу для заполнения СЗВ-ТД можно скачать на сайте ПФР в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

СЗВ-ТД: как заполнить первый раз

Впервые форма СЗВ-ТД заполняется на работника, если с работником произошло одно из кадровых мероприятий (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.). Либо, если работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

В этой форме, подаваемой на работника в первый раз, первой строкой указывается информация о последнем кадровом мероприятии в отношении этого работника по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя. Запись производится по тем же правилам, что указаны выше (п. 1.7, 2.9 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). То есть если до 1 января 2020 г. этот работник работал у другого работодателя, то вписывать в форму сведения о его предыдущей трудовой деятельности не надо.

Второй строкой в форму СЗВ-ТД вписывается информация о кадровом мероприятии, произошедшем в отчетном месяце.

Если же в течение 2020 г. с работником не произойдет никаких кадровых мероприятий и он не подаст заявление о выборе способа ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности такого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 г. будут отражены в отчете за январь 2021 г., подаваемом не позднее 15 февраля 2021 г. (п. 1.7 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Форма СЗВ-ТД: образец заполнения

Образец заполнения отчета СЗВ-ТД мы приведем на примере.

Пример заполнения СЗВ-ТД: Работник Иванов Иван Иванович был принят на работу в ООО «Ромашка» 04.02.2019 г. на должность бухгалтера. 21.01.2020 г. он увольняется по собственному желанию. Работодатель ООО «Ромашка» должен подать отчет по форме СЗВ-ТД на этого работника за январь 2020 г.

Поскольку в трудовой книжке работника Иванова И.И. есть запись о кадровом мероприятии у этого же работодателя по состоянию на 1 января 2020 г., то в отчете СЗВ-ТД за январь 2020 г. первой записью будет запись о приеме на работу. Выше приведен образец заполнения формы СЗВ-ТД на работника Иванова И.И.

Отчет СЗВ-ТД: образец заполнения можно скачатьздесь.

Также читайте:

• Образец заполнения СТД-Р
• Отмена карточки СНИЛС
• СНИЛС в электронном виде

Мероприятия

Блоги компаний

28 апреля 2020 Все материалы сюжета «Электронные трудовые книжки» СЗВ-ТД — образец заполнения этого отчета вы найдете ниже — новая форма, предназначенная для подачи в ПФР. Ее появление обусловлено переходом на электронные трудовые книжки. Об особенностях составления и представления СЗВ-ТД расскажем в нашем материале. Вам помогут документы и бланки: Бланк СЗВ-ТД + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ

Цель введения СЗВ-ТД

Порядок заполнения СЗВ-ТД

Бланк и образец заполнения отчета СЗВ-ТД 

Итоги

Цель введения СЗВ-ТД

С 2020 года Россия переходит на электронные трудовые книжки. При этом бумажный вариант разрешено сохранить уже трудящимся гражданам. Им придется выбрать, в каком виде (бумажном или электронном) продолжать вести трудовую книжку. При выборе бумажного варианта попадающие в него сведения будут дублироваться электронным способом, а сам вариант выбора может по желанию работника в дальнейшем изменяться. Права выбора лишаются лица, впервые трудоустраивающиеся по завершении 2020 года. Для них возможен только электронный способ.

Аккумулировать всю информацию, вносимую в электронные трудовые книжки, поручено Пенсионному фонду. Поступать туда она будет от работодателей в виде нового отчета СЗВ-ТД, отражающего сведения о трудовой деятельности работников. Форма отчета и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

Кто освобожден от сдачи отчета и нужно ли сдавать нулевую СЗВ-ТД, узнайте здесь.

Порядок заполнения СЗВ-ТД

Данные, попадающие в форму СЗВ-ТД, должны отражать все кадровые перемещения (список см. ниже), производимые работодателем на основании организационно-распорядительных документов в отношении сотрудников, оформленных на работу в соответствии с ТК РФ (в том числе совместителей и дистанционщиков).

Кроме того, в этой форме необходимо отмечать отмену ранее принятых кадровых решений, а также фиксировать выбор, сделанный работником в пользу того или иного варианта ведения трудовой книжки.

Вносимые в форму сведения следует персонифицировать, т. е. показывать раздельно по каждому из работников, сопровождая их информацией о представляющем отчет работодателе. Данные о работнике (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС) и о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП) должны соответствовать указанным в официальных документах.

Хотите знать, какие сведения не следует указывать в трудовой книжке? Читайте об этом в Путеводителе от КонсультантПлюс «Трудовая книжка», получив бесплатный доступ.

Принципиально новых правил в сравнении с применяемыми при ведении бумажной трудовой книжки порядок заполнения формы СЗВ-ТД не содержит. Предусматривается лишь разбивка данных по разным графам таблицы, составляющей основу этого документа, и использование для них кодов (прилагаемых к порядку и содержащихся в официальных классификаторах):

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Бланк и образец заполнения отчета СЗВ-ТД

Персонификация сведений, предназначенных для отражения в электронной трудовой книжке, достигается путем формирования в СЗВ-ТД отдельного листа по каждому работнику. То есть отчет будет состоять из набора листов, на отдельных бланках.

Бланк содержит:

• данные работодателя;
• информацию о работнике;
• сведения о сделанном им выборе способа ведения трудовой книжки;
• месяц, за который сдается отчет;
• сведенные в таблицу данные о кадровом перемещении в отчетном месяце (заполнению подлежат только те графы, которые характеризуют это конкретное кадровое событие);

ВАЖНО! при первой сдаче сведений на работника первой строкой нужно привести самое последнее кадровое событие у данного работодателя по его трудовой книжке по состоянию на 01.01.2020.

• отметку об отмене ранее поданных сведений;

ВАЖНО! Если требуется отменить запись в ранее представленных страхователем сведениях, форма заполняется точно, как первоначальная, а в графе 10 ставится знак Х.

• дату составления и сведения о лице, подписавшем отчет.

Подробные построчные разъяснения по заполнению документа вы можете бесплатно посмотреть в материале «Как заполнить форму СЗВ-ТД» от К+.

Создавать отчетность по форме СЗВ-ТД можно как на бумаге, так и в электронном виде. Во втором случае данные заносятся в форму автоматически, но обязательно следует проверять их на достоверность и соответствие правилам внесения и кодам применяемых классификаторов.

Скачайте образец заполнения формы СЗВ-ТД

Способ сдачи формы СЗВ-ТД зависит от численности работающих: если их 25 и более, отчитываться нужно в электронном виде, до 24 человек подойдет бумажный вариант.

Итоги

В 2020 году реализуется переход к ведению электронных трудовых книжек. В связи с этим разработан новый отчетный документ, при помощи которого ПФР, аккумулирующий данные, попадающие в трудовые книжки, будет получать нужную информацию. Передавать такую информацию обязаны работодатели. Им придется подавать в фонд отчет по форме СЗВ-ТД со сведениями о состоявшихся кадровых перемещениях. Состав сведений о перемещениях в сравнении с вносившимися в бумажную трудовую книжку стал более детальным, но принципиальных изменений не претерпел. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подробнее о форме можно узнать в статье «Новую форму СЗВ-ТД применяйте с 4 февраля».

Пример 1. Работник 20 января 2020 года переводится на другую должность. Учитывая, что форма СЗВ-ТД подается за указанное зарегистрированное лицо в первый раз, одновременно в форме указываются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

<zoom>

Пример 2. Работником подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки 25.01.2020, а также с 20.01.2020 работник переводится на другую работу.

? Реклама

<zoom>

Пример 3. Заполнение формы СЗВ-ТД в случае, если заявление о продолжении ведения трудовой книжки было подано ошибочно, и необходимо отменить данное кадровое мероприятие.

<zoom>

Пример 4. Заполнение формы СЗВ-ТД для кадрового мероприятия «Прием на работу».

<zoom>

? Реклама

Пример 5. Заполнение формы СЗВ-ТД в случае переименования организации.

<zoom>

Пример 6. Заполнение формы СЗВ-ТД в случае увольнения зарегистрированного лица по собственному желанию.

<zoom>

Пример 7. Заполнение формы СЗВ-ТД в случае когда необходимо отменить запись о приеме

<zoom>

? Реклама

Мероприятия

Блоги компаний

Бланки отчетов в ПФР

Формы отчетности и заявлений, предоставляемые плательщиками в Пенсионный фонд РФ, включая индивидуальные и общие сведения о застрахованных лицах.

Популярные формы

Все формы в†’

Используемые источники:

• https://glavkniga.ru/situations/s509678
• https://www.klerk.ru/buh/articles/491305/
• https://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy/szvm/kak-zapolnit-formu-szv-td/
• https://www.klerk.ru/buh/articles/495425/
• https://www.audit-it.ru/forms/pfr/