Нужно ли отправлять заявление в ПФР для перехода на электронные трудовые книжки

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки.  В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

<object>Центр обучения «Клерка»? Реклама<object></object><object>Скидка 50% для бухгалтера на все курсы Клерка Центр онлайн обучения для бухгалтеров с большим выбором курсов. Узнать больше</object></object>

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно.  Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

? Реклама

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5.  Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7.  Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

? Реклама

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке.  Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

? Реклама

Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?  

 Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

? Реклама

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки.  А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

? Реклама

Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.

Еще 14 ответов от Пенсионного фонда

Мероприятия

Блоги компаний

26 мая 2020 Все материалы сюжета «Электронные трудовые книжки»

До 30.06.2020 работодатели должны уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек.

Образец уведомления можно скачать здесь. А тут вы найдете образец приказа о переходе на электронные трудовые.

Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны до 31.12.2020. Свое волеизъявление они должны оформить заявлением. Чтобы они не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.

Заявление 1. Работник хочет оставить бумажную трудовую книжку.

Скачать бланк заявления

Заявление 2. Работник согласен перейти на ведение трудовой в электронном виде.

Скачать бланк заявления

Заявление 3. Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности (запрос на форму СТД-Р).

Скачать бланк заявления

Заявление 4. Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления.

Скачать бланк заявления

Алгоритм действий по переходу на электронные трудовые книжки и примеры всех необходимых для этого документов вы можете найти в материале от КонсультантПлюс «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.», получив бесплатный доступ к системе.

Подробнее о переходе на электронные трудовые книжки читайте здесь.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обновление: 30 декабря 2019 г.

С 2020 года начнется постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Скажем лишь, что на техническую подготовку к переходу работодателям дается весь 2020 год. Но уже сейчас работодатели задаются вопросом, как и в какой программе вести электронные трудовые книжки.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Конкретных правил ведения электронных трудовых книжек законодательством не установлено. Более того, из Закона об электронных трудовых книжках 2020 неясно, как именно будет происходить формирование в электронном виде информации о трудовой деятельности работника и его стаже (ст. 66.1 ТК РФ). Будет ли это отдельная программа для ведения электронных трудовых книжек или сведения будут интегрированы в обычную бухгалтерскую программу организации? Эти вопросы прояснятся уже в 2020 г. Скорее всего, электронные трудовые книжки будет вести Пенсионный фонд, а работодатели будут лишь подавать в ПФР с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях.

Но некоторые обязанности работодателей в связи с ведением электронных трудовых книжек в Законе от 16.12.2019 N 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжках прописаны однозначно.

Новый отчет СЗВ-ТД

В первую очередь, следует помнить, что, начиная с февраля 2020 г., в Пенсионный фонд придется сдавать новый отчет СЗВ-ТД. Его нужно подать не позднее 17 февраля, если в январе 2020 г. (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

• был принят на работу новый сотрудник;
• был уволен работник;
• был оформлен перевод на другую постоянную работу;
• работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге.

Далее такой отчет подается при указанных выше кадровых перемещениях сотрудника не позднее 15 числа следующего месяца.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

На 2020 г. для работодателей предусмотрены следующие обязанности (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

• внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они должны выбрать, в каком виде будет вестись их трудовая книжка: в электронном или на бумаге. Свой выбор работники делают путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 г. Эту информацию работодатели включают в сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Ведение электронных трудовых книжек: обучение

Имеет смысл в начале 2020 г. провести обучение сотрудников, которые будут заниматься составлением отчета СЗВ-ТД и отправкой его в Пенсионный фонд. Не исключено, что территориальные отделения ПФР будут проводить бесплатные семинары. Так что следите за информацией на их сайтах и непосредственно на стендах в отделениях.

Также читайте:

• Закон об электронных книжках 2019
• Отчет по электронным трудовым книжкам
• Приказ о переходе на электронные трудовые книжки
• Электронная трудовая книжка: образец заполнения
• Электронные трудовые книжки — планы Пенсионного фонда
• Форма СЗВ-ТД
• Отчет СЗВ-ТД

Уважаемы страхователи!

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки предусматривает обязанность страхователей ежемесячно в срок не позднее 15-ого числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены кадровые мероприятия, представлять в территориальные органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).

Предоставлять СЗВ-ТД в электронном виде можно с помощью той же системы электронного документооборота, с помощью которой вы сдаёте отчётность в ФНС и ПФР (далее — система), но необходимо зарегистрироваться вновом приёмном комплексе ПФР. Для регистрации в новом приемном комплексе ПФР необходимо направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» (ЗПЭД). Сделать это можно в электронном виде через ту же систему. Для этого необходимо зайти в раздел отчетности в ПФР, где сформировать и отправить в ПФР «Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР». Не позднее двух дней из ПФР придет уведомление о регистрации либо протокол ошибок.

В целях обеспечения своевременного представления сведений по форме СЗВ-ТД Отделение настоятельно рекомендует Вам осуществить подключение к электронному документообороту ПФР не позднее 11.02.2020.

Если Вы доверили предоставлять Вашу отчетность в ПФР Вашему представителю (поставщику услуг электронной отчетности, уполномоченной бухгалтерии, централизованной ведомственной бухгалтерии и т.п.), то Вам кроме «Заявления на подключение к электронному документообороту ПФР» потребуется подать в ПФР еще один документ — «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП). Так как у Вас, в отличие от страхователей самостоятельно сдающих отчетность в ПФР, нет подключения к системе, позволяющей направить заявление и уведомление в ПФР в электронном виде, то Вам необходимо предоставить их в территориальный орган ПФР в виде бумажных документов.

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (индивидуальный предприниматель)

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (юридическое лицо)

Уведомление о предоставлении полномочий представителю

Список операторов, подключенных к ЭДО ПФР

before—>

В 2020 году Россия начала процесс перехода на электронные трудовые книжки. Судя по разъяснениям Пенсионного фонда, цифровизация трудовых отношений сулит массу преимуществ, от сведения к минимуму числа ошибок при заполнении трудовой книжки до упрощения ее восстановления в случае утраты. Правда, уже работающие граждане вовсе не обязаны переходить на электронную трудовую книжку.

p, blockquote<dp>1,0,0,0,0—>

Что лучше? Плюсы и минусы перехода с бумажных на электронные трудовые книжки →

p, blockquote<dp>2,0,0,0,0—>

Это обязательно лишь для молодых соискателей, которым предстоит заключить первые в их жизни официальные трудовые отношения в 2021 году. При этом любой уже трудоустроенный гражданин вправе подать заявление на выдачу электронной трудовой книжки.

p, blockquote<dp>3,0,0,0,0—>

«Бумажная» трудовая книжка, подтверждающая факт существовавших прежде трудовых отношений, также сохранит свою силу после выдачи «цифрового» документа, в нее будут вноситься новые сведения о трудовых заслугах.

p, blockquote<dp>4,0,1,0,0—>

Добровольная цифровизация

h2<dp>1,0,0,0,0—>

Поскольку переход на электронную трудовую книжку в 2020 году — дело добровольное, право выбирать тот или иной формат фиксации трудовых отношений принадлежит в настоящее время самим работающим гражданам.

p, blockquote<dp>5,0,0,0,0—>

Все работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года известить своих сотрудников об этой возможности, оповестив их о равноценности обоих документов и о возможности иметь сразу два вида трудовых книжек. Крайний срок предоставления работниками таких заявлений — 31 декабря 2020 года.

p, blockquote<dp>6,0,0,0,0—>

Если сотрудник не подает такого заявления в условленный срок, считается, что он подтвердил свой отказ по умолчанию. Его наниматель по-прежнему продолжает вести его бумажную трудовую книжку. Если работник не смог предоставить такого заявления по уважительной причине, например, из-за нахождения в отпуске или по болезни, эта возможность продляется на 2021 год.

p, blockquote<dp>7,0,0,0,0—>

Кто оповещает Пенсионный фонд

h2<dp>2,0,0,0,0—>

Сам наемный сотрудник не обязан обращаться в Пенсионный фонд. С его стороны достаточно составленного в произвольной форме заявления о желании получить цифровую трудовую книжку, адресованную его работодателю.

p, blockquote<dp>8,0,0,0,0—>

Образец заявления №1

p, blockquote<dp>9,1,0,0,0—>

№1

Образец заявления №2 

p, blockquote<dp>10,0,0,0,0—>

№2

А вот работодатель оповещает об этом выборе Пенсионный фонд путем подачи отчета по форме СЗВ-ТД. Эти отчеты предоставляются за месяцы, когда происходили изменения в кадровом составе или когда хотя бы один сотрудник компании подал заявление о выдаче электронной трудовой книжки.

p, blockquote<dp>11,0,0,0,0—>

p, blockquote<dp>12,0,0,0,0—>

Отчеты такого рода должны быть отправлены в Пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца. Начиная с 1 января 2021 года сроки предоставления в Пенсионный фонд сведений такого рода меняются. Их придется предоставлять не позднее чем на следующий день после отдачи приказа о найме или увольнении сотрудника.

p, blockquote<dp>13,0,0,0,0—>

Новые обязанности не слишком радуют нанимателей, хотя процесс подачи отчетности упрощен по максимуму и не требует бумажной волокиты (формирование отчетов производится с помощью программного обеспечения, которые предоставляют основные разработчики бухгалтерских программ).

p, blockquote<dp>14,0,0,1,0—>

Многие из руководителей предприятий малого и среднего бизнеса так и не разобрались до сих пор, насколько обязателен этот переход для уже трудоустроенных сотрудников и опасаются, что добровольный порядок может стать принудительным. Они опасаются не уложиться в жесткие сроки предоставления отчетности, особенно начиная с 2021 года.

p, blockquote<dp>15,0,0,0,0—>

p, blockquote<dp>16,0,0,0,0—>

С другой стороны, переход к цифровым трудовым книжкам избавляет от дополнительных хлопот в случае этого документа. Сегодня, если бумажная книжка утрачена по вине работодателя, обязанности по ее восстановлению должен выполнить он сам.

p, blockquote<dp>17,0,0,0,0—>

Потерял трудовую книжку! Что теперь делать и как восстановить записи через ПФР →

p, blockquote<dp>18,0,0,0,0—> p, blockquote<dp>19,0,0,0,1—>

Также меньшей становится и вероятность ошибки при заполнении документа. Это преимущество не устраивает лишь недобросовестных ловкачей-бизнесменов, привыкших «подчищать» трудовые книжки, не говоря о тех, кто делает бизнес на предоставлении и заполнении фиктивных «трудовых».

АвторБреслав Лев АндреевичВаши комментарии очень важны и позволяют выявлять действительно полезные материалы, интересные широкому кругу людей. Не забывайте ставить оценки публикациям и делиться своим мнением с другими участниками сайта. Какие у вас мысли о переходе на цифровой формат ведения трудовой деятельности? after—></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp>Используемые источники:

• https://www.klerk.ru/buh/articles/496114/
• https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/zayavleniya-na-elektronnye-trudovye-knizhki-obrazcy/
• https://glavkniga.ru/situations/s509654
• http://www.pfrf.ru/branches/adygea/info/~strah/etk
• https://opensii.info/answers/zayavlenie-o-perehode-na-etk/