15 коротких ответов ПФР про электронные трудовые книжки

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки.  В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

<object>Центр обучения «Клерка»? Реклама<object></object><object>Скидка 50% для бухгалтера на все курсы Клерка Центр онлайн обучения для бухгалтеров с большим выбором курсов. Узнать больше</object></object>

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно.  Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

? Реклама

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5.  Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7.  Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

? Реклама

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке.  Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

? Реклама

Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?  

 Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

? Реклама

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки.  А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

? Реклама

Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.

Еще 14 ответов от Пенсионного фонда

Мероприятия

Блоги компаний

Обновление: 30 декабря 2019 г.

С 2020 года начнется постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Скажем лишь, что на техническую подготовку к переходу работодателям дается весь 2020 год. Но уже сейчас работодатели задаются вопросом, как и в какой программе вести электронные трудовые книжки.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Конкретных правил ведения электронных трудовых книжек законодательством не установлено. Более того, из Закона об электронных трудовых книжках 2020 неясно, как именно будет происходить формирование в электронном виде информации о трудовой деятельности работника и его стаже (ст. 66.1 ТК РФ). Будет ли это отдельная программа для ведения электронных трудовых книжек или сведения будут интегрированы в обычную бухгалтерскую программу организации? Эти вопросы прояснятся уже в 2020 г. Скорее всего, электронные трудовые книжки будет вести Пенсионный фонд, а работодатели будут лишь подавать в ПФР с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях.

Но некоторые обязанности работодателей в связи с ведением электронных трудовых книжек в Законе от 16.12.2019 N 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжках прописаны однозначно.

Новый отчет СЗВ-ТД

В первую очередь, следует помнить, что, начиная с февраля 2020 г., в Пенсионный фонд придется сдавать новый отчет СЗВ-ТД. Его нужно подать не позднее 17 февраля, если в январе 2020 г. (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

• был принят на работу новый сотрудник;
• был уволен работник;
• был оформлен перевод на другую постоянную работу;
• работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге.

Далее такой отчет подается при указанных выше кадровых перемещениях сотрудника не позднее 15 числа следующего месяца.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

На 2020 г. для работодателей предусмотрены следующие обязанности (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

• внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они должны выбрать, в каком виде будет вестись их трудовая книжка: в электронном или на бумаге. Свой выбор работники делают путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 г. Эту информацию работодатели включают в сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Ведение электронных трудовых книжек: обучение

Имеет смысл в начале 2020 г. провести обучение сотрудников, которые будут заниматься составлением отчета СЗВ-ТД и отправкой его в Пенсионный фонд. Не исключено, что территориальные отделения ПФР будут проводить бесплатные семинары. Так что следите за информацией на их сайтах и непосредственно на стендах в отделениях.

Также читайте:

• Закон об электронных книжках 2019
• Отчет по электронным трудовым книжкам
• Приказ о переходе на электронные трудовые книжки
• Электронная трудовая книжка: образец заполнения
• Электронные трудовые книжки — планы Пенсионного фонда
• Форма СЗВ-ТД
• Отчет СЗВ-ТД

Уважаемы страхователи!

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки предусматривает обязанность страхователей ежемесячно в срок не позднее 15-ого числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены кадровые мероприятия, представлять в территориальные органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).

Предоставлять СЗВ-ТД в электронном виде можно с помощью той же системы электронного документооборота, с помощью которой вы сдаёте отчётность в ФНС и ПФР (далее — система), но необходимо зарегистрироваться вновом приёмном комплексе ПФР. Для регистрации в новом приемном комплексе ПФР необходимо направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» (ЗПЭД). Сделать это можно в электронном виде через ту же систему. Для этого необходимо зайти в раздел отчетности в ПФР, где сформировать и отправить в ПФР «Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР». Не позднее двух дней из ПФР придет уведомление о регистрации либо протокол ошибок.

В целях обеспечения своевременного представления сведений по форме СЗВ-ТД Отделение настоятельно рекомендует Вам осуществить подключение к электронному документообороту ПФР не позднее 11.02.2020.

Если Вы доверили предоставлять Вашу отчетность в ПФР Вашему представителю (поставщику услуг электронной отчетности, уполномоченной бухгалтерии, централизованной ведомственной бухгалтерии и т.п.), то Вам кроме «Заявления на подключение к электронному документообороту ПФР» потребуется подать в ПФР еще один документ — «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП). Так как у Вас, в отличие от страхователей самостоятельно сдающих отчетность в ПФР, нет подключения к системе, позволяющей направить заявление и уведомление в ПФР в электронном виде, то Вам необходимо предоставить их в территориальный орган ПФР в виде бумажных документов.

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (индивидуальный предприниматель)

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (юридическое лицо)

Уведомление о предоставлении полномочий представителю

Список операторов, подключенных к ЭДО ПФР

Мероприятия

Блоги компаний

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и  реализуется только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  книжки можно  в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки  предоставляются в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и  осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года могут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• — Место работы.Периоды работы.

• -Должность (специальность, профессия).

• -Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).

• -Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

• -Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых  формируются электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодатели проводят работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, вносят изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Вопросы-ответы по введению с 2020 года электронной трудовой книжки

1 .Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

— Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

2. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

—  Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

3. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

—  С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц  необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны  представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

4.Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

—  Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

5. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

—  Аналогично другой отчетности в ПФР.

6. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

—  Сведения из электронной трудовой книжки можно  получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:у работодателя (по последнему месту работы);в территориальном органе Пенсионного фонда России;в многофункциональном центре (МФЦ).

7. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

—   По составу данных обе книжки почти идентичны.

8. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

—  Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

9. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

—   Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

10. Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

— Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Фотогалерея пуста.

Используемые источники:

• https://www.klerk.ru/buh/articles/496114/
• https://glavkniga.ru/situations/s509654
• http://www.pfrf.ru/branches/adygea/info/~strah/etk
• https://www.klerk.ru/buh/articles/494346/
• http://www.pfrf.ru/branches/kursk/info/~better/5941